Tjekliste for specialeprojekter

Planlægning

• Det anbefales stærkt at planlægge i god tid, så man f.eks. kan nå at lave et fireugersprojekt som opvarmning inden man starter på det egentlige specialeprojekt.
• Find en vejleder i god tid. Kig på IT-Universitetets forskningsafdelinger, ikke kun på de lærere I har haft i kurser eller projekter allerede.
• Gruppestørrelse: Helst 2-3. Enkeltpersonsprojekter er mere frustrerende, kører oftere skævt, og tager oftere mere end de seks måneder de burde.
• Målformulering
• Projekttype og metode: konstruktion, teoriudvikling, litteraturoversigt, ...
• Foreløbig litteraturliste. Hvad er det nødvendige teoretiske indhold?
• Nødvendige ressourcer: specialeplads, særlige servere, særligt programmel, særlige netforbindelser gennem ITU's firewall?
• Arbejdssted: ITU, virksomhed, hjemme?
• Lav en foreløbig tidsplan med ferier etc indregnet. Et stykke A4-papir er 29 cm langt, så der er plads til 1 cm til hver af de 26 uger I har til projektet. Sæt datoer på, markér ferier, eksamener og andre afbrydelser. Regn så tilbage fra afleveringsdatoen for at finde ud af hvornår I skal være færdige med at skrive rapport, begynde at skrive rapport, være færdige med at afprøve, færdige med at programmere, færdige med at designe, færdige med at læse litteratur, osv osv.
• Forventninger til vejleder og evt medvejleder; fordeling af belastning?
• Forventninger til eksterne partnere: engagement, løn, kontorplads, maskiner, ...?
• Eget ambitionsniveau, forventninger til resultatet?
• Planlagt erhvervsarbejde (maks 1 dag/uge, og ikke i hele perioden)?
• Planlagt ferie?
• Andre forpligtelser (børnepasning, langvarig sygdom i familien, ...)
• Forventninger til fremtidigt job; hvordan skal specialeprojektet bruges i jobsøgningen?
• Hvilke kvalifikationer ønskes styrket gennem specialeprojektet?
• Hvilket sprog skal specialet skrives på (normalt engelsk eller dansk). Det kan være nyttigt med en ven, medstuderende eller familiemedlem som kan korrekturlæse -- men det er selvfølgelig under alle omstændigheder jeres eget ansvar at det er læseligt. Hvis I skriver på engelsk, så vær sikker på at alle i gruppen er enige om det.
• Rettigheder til et evt produkt (især ved samarbejde med virksomheder). Det virker nemmest at aftale at ingen parter (studerende, vejleder, virksomhed, ITU) kan forhindre de andre parter i at udnytte resultaterne efter projektet er afsluttet.

Specialet undervejs

• Skriv projektdagbog løbende (evt med Wiki); især nyttigt hvis mål, krav eller metode ikke er soleklar fra begyndelsen.
• Husk at datere de dokumenter I skriver, især kladder. Ellers sidder jeres vejleder med en bunke versioner og spekulerer på hvilken en der er den nyeste.
• Når I sender dokumenter til andre, så giv dem et for modtageren relevant navn. Halvdelen af de dokumenter jeg modtager hedder rapport.doc, udkast.pdf, main.ps eller lignende. Når man modtager dokumenter fra seks forskellige projektgrupper virker det mere begavet hvis de hedder jesper-20041002.pdf og lignende. Men I øvrigt er sandsynligheden for at noget bliver læst større hvis jeg får det udskrevet, på papir.

Specialerapporten

• Når I skal til at skrive specialerapporten, så lav en omhyggelig disposition, diskutér den med vejlederen, og sæt så omtrentlige sidetal og dato for færdiggørelse af de enkelte kapitler på. Det er ofte en fordel at få en eller flere medstuderende til at læse rapporten når den nærmer sig færdiggørelse, både for at undgå indforståethed og for at undgå de værste stavefejl og sproglig ubehjælpsomhed.
• Mht disponering af specialerapporten, så kan man i et softwareudviklingsprojekt tage udgangspunkt i vejledningen Udformning af Rapporter eller Writing Reports. Den er ganske vist beregnet på fireugersprojekter, men de angivne afsnit og gode råd er relevante (og der er så vidt vides ingen på ITU der har skrevet en vejledning i udformning af specialerapporter).
• Husk at hvis specialet er skrevet på dansk, så skal der være et resumé på engelsk eller et andet ikke-skandinavisk fremmedsprog.
• Der findes en omfattende litteratur om at skrive tekniske rapporter, universitetsspecialer, osv. Vigtigst er formålet: The purpose of the report is to present information og hensynet til læseren: When writing your report, you [should] continuously bear in mind the busy reader, who has only a limited time to devote to your report and who, in addition, may not be very familiar with your subject. Disse citater er fra et NASA-dokument om tekniske rapporter (1964).
• Et gammelt men interessant stykke litteratur om datalogisk projektarbejde er Peter Naur: Project Activity in Computer Science Education. Pubblicazione N. A 70-10, Istituto di Elaborazione della Informazione, Consiglio Nationale delle Richerche, Pisa 1970.
• David Parnas (1986) beskriver nogle af problemerne i dårlig teknisk dokumentation, som man selvfølgelig skal undgå:
  • Boring prose: Lots of words are used to say what could be said by a single programming language statement, a formula, or a diagram. Certain facts are repeated in many different sections. This increases the cost of the documentation and its maintenance. More important, it leads to inattentive reading and undiscovered errors.
  • Confusing and inconsistent terminology: Any complex system requires the invention and definition of new terminology. Without it the documentation would be far too long. However, the writers of software documentation often fail to provide precise definitions for the terms that they use. As a result, there are many terms used for the same concepts and many similar but distinct concepts described by the same term.
  • Myopia: Documentation that is written when the project is nearing completion is written by people who have lived with the system for so long that they take the major decisions for granted. They document the small details that they think they will forget. Unfortunately, the result is a document useful to people who know the system well, but impenetrable for newcomers.
• En glimrende og meget kort bog om at skrive godt engelsk er Strunk and White: The Elements of Style.
• William Safire, en amerikansk skribent, har en morsom kort opsats om at skrive korrekt engelsk: Remember to never split an infinitive. The passive voice should never be used. Do not put statements in the negative form. Verbs has to agree with their subjects. Proofread carefully to see if you words out. If you reread your work, you can find on rereading a great deal of repetition can be avoided by rereading and editing. A writer must not shift your point of view. And don't start a sentence with a conjunction. (Remember, too, a preposition is a terrible word to end a sentence with.) Don't overuse exclamation marks!! Place pronouns as close as possible, especially in long sentences, as of 10 or more words, to their antecedents. Writing carefully, dangling participles must be avoided. If any word is improper at the end of a sentence, a linking verb is. Take the bull by the hand and avoid mixing metaphors. Avoid trendy locutions that sound flaky. Everyone should be careful to use a singular pronoun with singular nouns in their writing. Always pick on the correct idiom. The adverb always follows the verb. Last but not least, avoid cliches like the plague; seek viable alternatives.
• Normalt skrives et speciale i Microsoft Word eller i LaTeX. Brug systemets faciliteter til at autonummerere kapitler, afsnit og underafsnit; til at autonummerere figurer osv; og til automatisk at holde krydshenvisninger opdaterede. Her er en kort vejledning i struktureret brug af Word.
• I specialet skrives henvisninger til websider i litteraturlisten, f.eks.

  [23] Moscow ML homepage.  URL <http://www.dina.kvl.dk/~sestoft/mosml.html>
       Seen January 2003.
  

  Men trykte kilder er altid at foretrække hvis de findes.
• I højtudviklede tekstbehandlingssystemer (TeX, LaTeX) skrives litteraturhenvisninger bedst på formen [23], svarende til bibliography style plain. Der gives normalt ikke sidehenvisninger undtagen for citater.
• Til slut en, skulle man tro, helt overflødig advarsel: Plagiat er forbudt. Hvis en rapport indeholder tekst taget fra bøger, artikler eller websider uden korrekt kildehenvisning og uden at det er helt klart at I ikke selv har skrevet denne tekst, så er specialet dumpet og I risikerer bortvisning fra universitetet. Dette gælder ikke blot den endelige aflevering, men også jeres kladder. Jeg har heldigvis aldrig set plagiat i specialer jeg har vejledt, men desværre i projektrapporter -- hvor det er lige så ulovligt, stupidt og uhæderligt.
• Last but not least, a warning that ought to be wholly unnecessary: Plagiarism is illegal. If a report contains text taken from a book, paper or web site without correct reference to the source and without making it entirely clear that you have not yourself written that text, then the MSc thesis is automatically failed and you risk being kicked out of university. This holds not only for the final MSc thesis report, but also your drafts. Fortunately I have never seen plagiarism in MSc theses I have supervised, but sadly, I have seen it in project reports -- where it is no less illegal, stupid and dishonest.